HAI BISOGNO DI UN AUDIT IN FABBRICA?

Il revisore di fabbrica più responsabile in Cina

L'approvvigionamento dalla Cina è una questione seria. Per questo, vogliamo aiutarti a trovare il fornitore migliore per il tuo progetto. Per garantire che i tuoi prodotti siano curati, effettuiamo audit in fabbrica.

L'audit è un'attività di convalida in loco, o ispezione, di un processo o di un sistema di qualità. Garantiamo la conformità a diversi requisiti. Alcuni audit valutano la documentazione, il rischio o le prestazioni. Alcuni monitorano le azioni correttive completate. E alcuni verificano le condizioni generali di produzione. Un audit medio può valutare 50 criteri diversi.

Il controllo qualità può sembrare simile, ma non lo è. Gli audit riguardano le prestazioni a lungo termine del fornitore, mentre le ispezioni sono più immediate. Gli audit di fabbrica considerano anche il quadro generale, ovvero come i diversi aspetti del lavoro in fabbrica interagiscono. Infine, gli audit di fabbrica creano relazioni, mentre le ispezioni contribuiscono a garantire che la produzione proceda secondo i piani.

L'audit di fabbrica è l'ultima fase del processo di approvvigionamento in Cina. Un revisore esamina le informazioni finanziarie, le licenze ufficiali e le certificazioni.

Successivamente, un revisore esamina i prodotti realizzati in fabbrica, il flusso di lavoro, le attrezzature e i dipendenti.

Un revisore eseguirà quindi l'ispezione del prodotto, partendo dalle materie prime fino al prodotto finito.

Infine, gli audit di fabbrica includono aspetti di conformità sociale, in cui verifichiamo se il fornitore rispetta le normative governative, ad esempio SA 8000 e ISO 26000. Questa indagine completa e approfondita dello stabilimento costituisce un rapporto di audit di fabbrica.

Sourcingwise offre diversi tipi di servizi di audit di fabbrica, tra cui audit di processo, di prodotto, di sistema e di performance. Tutti questi audit dei fornitori si concentrano su vari aspetti del funzionamento dello stabilimento.

Inoltre, lavoriamo con diversi settori e conosciamo le normative. Ogni settore prevede numerosi audit specifici, e noi li copriamo. Tra le normative ISO 13485:2016 e ISO 22716:2007, ci sono molte altre.

A complicare ulteriormente le cose, diversi paesi potrebbero avere normative proprie. Ad esempio, l'UE e gli Stati Uniti hanno politiche diverse. Quindi, a seconda di dove si importano prodotti dalla Cina, i programmi di auditing in fabbrica potrebbero variare.

Sourcingwise è pronta a risolvere tutte queste complicazioni per te! Siamo professionisti con l'obiettivo di aiutarti a sviluppare la tua attività.

Non devi preoccuparti di tutte le normative: ci occuperemo noi di tutto. Contattaci semplicemente fornendoci informazioni e specifiche sul tuo prodotto!

Un audit in fabbrica è essenziale per comprendere le capacità di un fornitore. Una volta avviato il rapporto, ulteriori audit di follow-up sono utili. Questo garantisce che il produttore rispetti tutte le normative e sia in continuo miglioramento.

Audit regolari ti aiuteranno a migliorare l'efficienza e a costruire un rapporto migliore con il tuo fornitore in Cina.

Inoltre, minimizzerai il rischio nella tua catena di fornitura.

Risultato?

Avrai più fiducia nel tuo fornitore e nei tuoi prodotti, il che ti aiuterà a sviluppare un'immagine di marca straordinaria.

Perché aspettare?

Contattaci oggi stesso e programma l'audit della tua fabbrica in Cina!

Audit di fabbrica: la guida definitiva alle domande frequenti

Prima importazione dalla fabbrica cinese, è importante effettuare un audit in fabbrica.

Per semplificare l'intero processo, questa guida risponderà a tutte le domande che avete sulla verifica in fabbrica.

Cominciamo subito.

Che cosa è un audit di fabbrica?

Un audit di fabbrica comporta l'esecuzione di ricerche e verifiche approfondite in fabbrica per garantire la conformità con la qualità e gli standard richiesti.

Spesso la maggior parte degli acquirenti si ritrova in situazioni compromettenti con i fornitori.

Ciò è dovuto alle delusioni che derivano dal credere a tutto ciò che viene detto riguardo a un prodotto o a un servizio.

Dopo che il tuo fornitore ti ha convinto a sufficienza da aggiudicarti l'acquisto, è sempre opportuno fare la dovuta diligenza e conoscere la radice di ogni operazione coinvolta.

Puoi scegliere di assumere revisori esperti nell'individuare le aree chiave di miglioramento e che ti consiglino di conseguenza prima di iniziare l'acquisto.

Perché è importante un audit in fabbrica?

La verità è che la fabbrica potrebbe rispondere "sì" a ogni domanda solo per evitare di dover dare troppe spiegazioni su argomenti di cui non è sicura.

È qui che entra in gioco l'audit in fabbrica, che ti offre i seguenti vantaggi:

• Conferma l'esistenza della fabbrica: poiché sempre più aziende si concentrano sulla fornitura di servizi online, la verifica della fabbrica dovrebbe essere una considerazione importante.

Sulla scia di queste tendenze, aumentano le truffe e quindi un processo di verifica confermerà l'esistenza della fabbrica.

• Un audit di fabbrica verifica la capacità della fabbrica di produrre determinati beni in un momento specificato.

Il revisore valuta la quantità di beni che la fabbrica può produrre in un determinato periodo di tempo.

Ciò a sua volta aiuta l'azienda a comprendere la capacità della fabbrica di soddisfare i propri requisiti.

• Per attestare la capacità e l'abilità della manodopera nel produrre il tipo e la quantità di beni indicati.

I revisori verificano attentamente il modo in cui i beni vengono fabbricati e prodotti, prestando attenzione a ogni dettaglio.

Ciò consente loro di giungere a risultati chiari e onesti riguardo alle competenze dei lavoratori e della fabbrica in generale.

• Per ottenere un feedback imparziale: quando una terza parte esegue un audit in fabbrica, non vi è alcuna possibilità di ricevere feedback unilaterali.
• Per conoscere le prestazioni della fabbrica: l'audit della fabbrica fornisce informazioni su ogni reparto della fabbrica e ciò aiuta nei processi decisionali sia per l'acquirente che per la fabbrica.

Un audit in fabbrica è importante anche per i fornitori, perché non solo infonde fiducia nei clienti, ma garantisce anche un miglioramento della qualità in futuro.

Qual è la differenza tra un audit di fabbrica e un'ispezione?

Un audit di fabbrica e un ispezione potrebbero sembrare simili, ma in realtà sono molto più che garantire la conformità e la verifica delle attività.

Un audit di fabbrica è un processo di autenticazione eseguito in un'istituzione, o in una fase o funzione di produzione, per garantire la garanzia della qualità e la conformità agli standard stabiliti.

Sia gli audit che le ispezioni in fabbrica vengono effettuati in loco.

 audit di fabbrica

La differenza tra questi due risiede in quanto segue;

• Gli audit in fabbrica sono maggiormente focalizzati su obiettivi a lungo termine, mentre un'ispezione è normalmente limitata a requisiti a breve termine.

Ad esempio, un revisore può valutare i requisiti di capacità di una determinata fabbrica.

L'obiettivo principale di un audit di fabbrica è determinare la capacità produttiva della fabbrica, il che aiuta a definire eventuali relazioni commerciali a lungo termine.

Le ispezioni vengono effettuate per determinare la qualità e la conformità di un determinato prodotto in un determinato momento (a breve termine).

Quello che voglio dire è che, supponiamo, stai importando degli articoli e hai bisogno di un'ispezione pre-spedizione.

Verrà effettuata un'ispezione per garantire che i vostri prodotti soddisfino gli standard e la qualità richiesti.

In caso contrario, sarai tenuto ad occuparti della questione in questione in quel momento.

• Gli audit aiutano a creare relazioni appropriate, mentre le ispezioni garantiscono che si sia sulla buona strada.

Un audit di conformità sociale garantirà il rispetto di aspetti quali l'orario di lavoro, gli standard di salute e sicurezza e la corretta gestione.

Ciò creerà un buon ambiente di lavoro tra te e la fabbrica, poiché sarai informato sulle pratiche della fabbrica.

D'altro canto, le ispezioni vengono effettuate dopo che sono già stati instaurati rapporti commerciali.

Ad esempio, quando si esegue un controllo di qualità, l'ispettore verificherà se i beni prodotti soddisfano gli standard qualitativi richiesti.

• Gli audit coprono uno spettro più ampio rispetto alle ispezioni.

Quando si esegue un audit di valutazione della qualità in una fabbrica, l'attenzione non sarà rivolta solo alle operazioni di produzione, ma anche al sistema di gestione della qualità in generale.

Se confrontiamo questo con un'ispezione, ci rendiamo conto che le ispezioni si concentrano solo su una specifica fase di produzione o sulla qualità del prodotto.

• Le verifiche ispettive sono più complesse rispetto alle ispezioni.

Ad esempio, con un'ispezione potresti confermare che tutti i beni siano presenti.

In caso contrario, verranno riportati i beni mancanti.

Un audit analizza il motivo per cui alcuni beni risultavano mancanti.

Quali sono i tipi più comuni di audit in fabbrica?

Il tipo di audit di cui avrai bisogno sarà determinato dal tipo di beni che produci.

Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di audit.

• Audit strutturali – Le verifiche strutturali sono dedicate al rilievo delle strutture edilizie e alla garanzia del rispetto delle norme e delle condizioni di sicurezza e dei codici pertinenti.

Ciò non solo garantisce la sicurezza sul lavoro, ma tutela anche la salute dei dipendenti.

Inoltre, un audit strutturale protegge la reputazione del tuo marchio ed evita qualsiasi inconveniente nella catena di fornitura.

 audit strutturale

• Audit di produzione – Come suggerisce il nome, questo tipo di audit si concentra sulla scoperta della capacità e della competenza della fabbrica di produrre determinati beni secondo i vostri requisiti.
• Audit ambientali – Un audit ambientale ha lo scopo di garantire che la tutela dell’ambiente venga rispettata durante la produzione dei beni in fabbrica.

I revisori confermano che la fabbrica rispetta le leggi e le normative in materia di tutela ambientale.

audit ambientale

• Dogana–Audit del partenariato commerciale contro il terrorismo (C-TPAT) – Guidato dalla dogana e dalla protezione delle frontiere degli Stati Uniti, il C-TPAT mira a migliorare la sicurezza, con particolare attenzione alla lotta al terrorismo.

Ciò non solo rafforza la sicurezza nella catena di approvvigionamento, ma aumenta anche la sicurezza alle frontiere degli Stati Uniti.

• Audit etici – Le modifiche etiche hanno lo scopo di garantire il mantenimento di condizioni di lavoro adeguate.

Ciò può essere fatto secondo gli standard internazionali stabiliti oppure incentrato su un cliente specifico.

Eseguire audit etici non solo migliorerà l'immagine del tuo marchio, ma limiterà anche i subappalti illegali.

audit etici

• Audit dei fornitori di prodotti alimentari– Come suggerisce il nome, questo tipo di audit si applica principalmente ai fornitori di prodotti alimentari.

L'obiettivo è garantire che vengano prodotti alimenti di qualità e che vengano rispettate le corrette misure igieniche.

Inoltre, gli audit dei fornitori di prodotti alimentari garantiscono che la sicurezza alimentare venga rispettata e che la fabbrica soddisfi gli standard richiesti.

audit sulla sicurezza alimentare

Quali elementi valuta un audit di fabbrica?

Un audit di fabbrica valuta tre elementi principali, vale a dire:

• Produttività – Valutare il modo in cui vengono realizzati i prodotti aiuterà a valutare se il fornitore rispetterà le scadenze di produzione data una quantità specifica da produrre.

Analizza quanto tempo occorre per produrre tutti i prodotti in un intervallo di tempo specificato.

Esaminare l'efficienza delle attrezzature durante il processo di produzione.

• Controllo di qualità – La valutazione del sistema di gestione della qualità dello stabilimento consente di verificare che la qualità del lavoro rispetti gli standard richiesti.
• Conformità normativa– Devi capire che i tuoi fornitori potrebbero mettere a rischio la tua attività e le tue certificazioni se non rispettano i requisiti.

Per questo motivo, è importante assicurarsi che i tuoi fornitori rispettino gli standard normativi richiesti durante la consegna dei tuoi prodotti.

Qual è il ruolo degli audit di fabbrica nella gestione della qualità dei fornitori?

La gestione della qualità dei fornitori consiste nel valutare se i vostri fornitori sono in grado di soddisfare le vostre esigenze, coinvolgendoli in alcuni processi di valutazione prima di collaborare con loro.

Per prima cosa, effettuare un audit in fabbrica ti aiuterà a migliorare la selezione dei fornitori.

Un revisore condurrà un audit di qualità sul fornitore e analizzerà la sua capacità.

Una volta superato l'audit, la tua fiducia nel lavorare con loro sarà maggiore.

D'altro canto, gli audit di fabbrica nell'ambito della gestione della qualità dei fornitori contribuiranno a mantenere il rapporto con il fornitore.

Gli audit aiutano a identificare i problemi in una fase iniziale del processo.

In questo modo si evita che si verifichino gli stessi problemi a livello di spedizione.

In che modo l'audit di fabbrica può essere utile alla mia attività?

L'esecuzione di audit frequenti porterà diversi vantaggi alla tua attività, tra cui:

• Valutazione dell'esperienza e della competenza della fabbrica nella produzione dei beni.
• Valutazione della certificazione prima dell'inizio del processo produttivo.
• Un audit di fabbrica aiuterà anche a fornire una panoramica della situazione attuale della fabbrica prima dell'inizio del processo di produzione.
• Oltre a ciò, gli audit di fabbrica aiutano a confrontare il potenziale del tuo produttore con quello degli altri.

Questo è importante quando si cerca di distinguere il migliore dagli altri.

• Riduce i rischi: frequenti audit in fabbrica aiutano a identificare i rischi che potrebbero causare enormi problemi alla tua attività.

Gli auditor eseguiranno controlli approfonditi in ogni reparto della fabbrica e determineranno le non conformità e i fattori di rischio che potrebbero influire sulla tua attività.

• Migliora l'immagine del tuo marchio e ne protegge la reputazione: gli audit di fabbrica creano fiducia nella tua attività e, di conseguenza, le persone avranno più fiducia nella tua attività.

Tenendo presente che lavori con produttori o fornitori qualificati, la reputazione della tua attività sarà tutelata.

In genere, un controllo in fabbrica è essenziale per selezionare il migliore tra tutti.

Cosa non è coperto da un audit di fabbrica?

Un audit di fabbrica copre quasi tutto.

Tuttavia, la qualità del prodotto non è normalmente coperta, tenendo presente che la verifica avviene prima che l'acquirente effettui un ordine.

Le pratiche ambientali e la conformità sociale non costituiscono un'area di valutazione importante in un audit di fabbrica.

È importante comprendere che un audit di fabbrica si concentrerà principalmente sulle capacità produttive e sui processi di gestione della qualità.

Oltre a ciò, alcuni audit di fabbrica escludono sia gli standard ambientali sia le condizioni di lavoro.

Dovrei fare solo un audit iniziale o ne servono altri?

Anche se un audit iniziale potrebbe sembrare sufficiente, è importante eseguirne di regolari.

Audit regolari garantiscono il miglioramento della produttività e dell'efficienza aziendale e la riduzione al minimo dei rischi.

Oltre a ciò, guadagnerai in fiducia nella garanzia della qualità che offrirai ai tuoi partner commerciali e ai consumatori.

Senza dimenticare che controlli periodici garantiranno che la tua attività sia in linea con le leggi e le normative, consentendoti così di stare sempre tranquillo.

Come stabilire la priorità dei fornitori da sottoporre a audit?

Eseguire audit su tutti i fornitori potrebbe rivelarsi un compito arduo.

Da qui la necessità di dare priorità a coloro che necessitano di WS per contribuire in percentuale maggiore al processo produttivo.

Dare regolarmente la priorità ai fornitori a rischio più elevato garantisce il rispetto degli standard qualitativi e previene il verificarsi di eventuali problemi a livello di spedizione in un secondo momento.

Eseguire audit sociali sui miei fornitori mi rende socialmente responsabile?

No, non lo farà.

È importante comprendere che condurre audit sociali non sarà la soluzione ai problemi della società.

Il suo scopo è fornire risultati e feedback su un'area specifica su cui si desiderano informazioni.

Considerando tutto ciò, se non si chiede al revisore di verificare la presenza di macchinari malfunzionanti in fabbrica, il revisore non li controllerà.

Ciò sarà evidente una volta pubblicato il rapporto di revisione contabile.

Avere dei buoni criteri di audit prima dell'inizio dell'audit è fondamentale per garantire che ogni aspetto da verificare venga verificato e che nulla venga tralasciato.

I buoni criteri dovrebbero essere complementari alla cultura e agli obiettivi aziendali.

Per garantire la responsabilità sociale, i tuoi audit devono essere in linea con le tue consuetudini aziendali.

Quali sono i passaggi per condurre un audit di fabbrica?

1. Identificare il processo da verificare

È sempre meglio iniziare con le aree meno colpite, in cui non sono stati segnalati problemi di prestazioni, per poi procedere con le aree più colpite.

2. Scegliere una persona per condurre l'audit

Il team di auditing deve avere una buona esperienza nel proprio lavoro e familiarità con lo specifico processo di auditing da condurre.

3. Decidi quante volte eseguirai il processo di audit

Quanti più problemi vengono scoperti, tanto più alta sarà la frequenza dei controlli, finché non verrà ripristinata la fiducia in quell'area.

Gli audit periodici dovrebbero essere la norma per garantire che la tua azienda mantenga gli standard qualitativi richiesti e la garanzia nei confronti dei tuoi clienti.

Elaborare un programma di audit e distribuirlo a ciascun membro del team di auditing.

Eseguire l'audit rispettando il programma di audit previsto e con il dovuto impegno da parte di tutti i membri del team.

Annotare tutti i problemi riscontrati durante il processo di auditing.

Informare tutti i dipendenti interessati sui risultati dell'audit.

Fornire suggerimenti per correggere i problemi individuati.

Attuare misure e azioni correttive per frenare il ripetersi degli stessi problemi.

Osservare le misure correttive per determinare se sono state efficaci nell'eliminare i problemi.

Qual è la differenza tra audit e valutazione di fabbrica?

Un audit di fabbrica comporta l'autenticazione e l'analisi dei fattori interni ed esterni di una fabbrica e la garanzia che soddisfino gli standard richiesti.

Una valutazione di fabbrica comporta controlli interni superficiali eseguiti in fabbrica, per lo più in preparazione di un audit.

Una valutazione fornisce una breve anteprima dello stato attuale della tua fabbrica.

Che cos'è un rapporto di audit e perché è importante?

Un rapporto di audit è un feedback scritto basato sui risultati di una valutazione delle attività di una fabbrica per quanto riguarda la garanzia del mantenimento degli standard di qualità.

Il revisore esprime il proprio parere sulla conformità della fabbrica agli standard stabiliti.

Un rapporto di audit è importante per i seguenti motivi:

• Una relazione di audit è utile quando si cercano investitori, in quanto fornisce la garanzia che tutti i dati presenti in fabbrica siano stati esaminati e che tutti i problemi siano stati risolti.

Ciò aumenterà anche il tuo punteggio di credito e la tua reputazione aziendale.

La maggior parte dei clienti avrà più fiducia nella vostra attività quando scoprirà che lavorate con produttori o fornitori qualificati.

• Aiuta ad ottenere una panoramica dettagliata della realtà attuale della fabbrica, il che agevola le procedure decisionali.
• Una fabbrica può utilizzare un rapporto di audit come prova del rispetto delle leggi e dei regolamenti stabiliti.

Quali sono i diversi tipi di relazioni di audit?

Esistono quattro tipi principali di relazioni di audit. Diamo un'occhiata a loro di seguito:

 Rapporto di audit di fabbrica

• Relazione di revisione con parere qualificato– La presente relazione fornisce una sintesi che conferma che la maggior parte delle questioni sono state risolte, ad eccezione di alcuni aspetti.

Ciò si verifica quando il revisore non è sicuro di un processo specifico e non può rilasciare una relazione senza riserve.

• Relazione di revisione contabile senza riserve – ogni fabbrica si aspetta di ricevere un rapporto senza riserve al termine di ogni processo di audit.

Il presente rapporto fornisce un feedback positivo sulla fabbrica ed è privo di inesattezze sostanziali.

• Rapporto di revisione con parere negativo – Questo è il tipo di rapporto meno desiderato che una fabbrica desidera ricevere.

Un rapporto negativo evidenzia diversi problemi e potrebbe rappresentare un campanello d'allarme per qualsiasi futuro partner commerciale nella catena di fornitura.

• Dichiarazione di esclusione di responsabilità relazione di revisione – Un rapporto di esclusione di responsabilità viene redatto se il revisore è scettico nel fornire la propria opinione a causa della minima collaborazione da parte della direzione della fabbrica.

Ciò potrebbe essere dovuto alla mancanza di sufficiente fiducia nell'audit effettuato, dovuta ai limiti della fabbrica nel processo di auditing.

Inoltre, un rapporto di esclusione di responsabilità può essere dovuto alla mancanza di feedback sufficienti o piuttosto soddisfacenti dalle loro domande.

Cosa dovrei cercare in un rapporto di audit?

Dopo aver ricevuto il rapporto di revisione, la prima cosa da verificare è se sono stati sollevati problemi.

Una volta individuati i problemi, chiedi al fornitore di fornirti un piano di azioni correttive (CAP).

In questo modo si saprà se sono state intraprese azioni per risolvere i problemi oppure quali saranno le date in cui la risoluzione dei problemi sarà finalizzata.

Se sono trascorse le date indicate, cercare di verificare se hanno risolto tutto e chiedere la verifica dello stesso.

Un rapporto di audit contiene le seguenti informazioni;

• Intero processo produttivo
• La somma totale di tutti i dipendenti
• Clienti principali
• Macchine utilizzate
• Turni
• Ora di funzionamento
• La somma totale del personale di qualità
• Subappaltatori
• Mesi di massima produzione

Che cosa è la verifica?

Ispezione del prodotto

La verifica si riferisce a un audit condotto come processo di follow-up per garantire che i problemi riscontrati durante l'audit siano stati risolti.

Il revisore può scegliere di avviare un audit di follow-up o di collaborare con il fornitore per ottenere documenti o fotografie per la verifica desktop.

Quali sono i principi fondamentali dell'audit?

Affinché un processo di audit abbia successo, è necessario che vi siano dei principi che lo governino. Alcuni di questi principi non si limitano a:

• Abilità e competenza – Ogni revisore contabile deve essere abile nelle proprie operazioni e avere un’adeguata conoscenza degli sviluppi attuali.
• Pianificazione – La pianificazione è un processo importante per qualsiasi procedura di auditing poiché getta le basi affinché il processo di auditing stesso abbia luogo.

Il lavoro del revisore sarà efficiente se l'audit sarà ben pianificato.

• Segretezza– Il revisore è tenuto a preservare la riservatezza delle informazioni raccolte durante la revisione. Le informazioni devono essere condivise solo con il consenso del cliente.
• Onestà – Un revisore non dovrebbe schierarsi da nessuna parte e fornire informazioni oneste in merito al processo di revisione.

Questo è fondamentale per garantire il mantenimento della qualità aziendale del cliente.

• Sistema di controllo interno –Un buon sistema di controllo interno in una fabbrica aiuta il revisore a svolgere in modo efficiente ed efficace il processo di auditing.

Lo aiuta a decidere la procedura e la tempistica da utilizzare durante l'audit in fabbrica.

• Prove di revisione – Un revisore dovrebbe raccogliere ogni tipo di prova che possa essere rilevante per il processo di revisione.

Le prove raccolte devono avere le seguenti caratteristiche;

IO. Completezza

II. Precisione

III. Processi di conformità

• Lavoro svolto da altri – La maggior parte dei processi di auditing richiederà al revisore di analizzare il lavoro svolto da altre persone.

Ci si aspetta che il revisore evidenzi ogni fonte di questi risultati.

• Il quadro giuridico volto a salvaguardare i diritti e gli interessi delle parti interessate.
• Documenti di lavoro – Come suggerisce il nome, si tratta di documenti che contengono la relazione di revisione. Il revisore deve conservarli con cura, senza dimenticare che possono essere utilizzati come elementi probatori ai fini della revisione.
• Rapporto di revisione contabile – Un rapporto di audit contiene tutte le informazioni riguardanti le aree problematiche e non problematiche della fabbrica.

Che cosa è una checklist nell'audit?

Una checklist è uno strumento che aiuta a verificare e garantire che tutte le pratiche e i processi aziendali siano in linea con gli standard richiesti.

Una checklist descrive tutti i dettagli da considerare durante lo svolgimento di un processo di auditing.

L'audit di fabbrica è la stessa cosa della valutazione del fornitore?

Sì.

Audit di fabbrica e valutazione del fornitore sono due termini simili.

Quando si esegue un audit di una fabbrica si valuta la conformità e la non conformità del fornitore.

Entrambi mirano a garantire che la fabbrica fornisca servizi eccellenti e di qualità, nel rispetto degli standard stabiliti.

Un audit o una valutazione del fornitore aiuteranno a identificare le aree che necessitano di miglioramenti e a risolvere i problemi individuati.

Come mi preparo per un audit in fabbrica?

Prima dell'audit preliminare iniziale, è necessario identificare le aree che richiedono un audit, esaminando la gestione ed eseguendo un audit interno.

Analisi della fabbrica Sistema di gestione della qualità e la preparazione dei documenti che verranno controllati in loco ne fa parte.

 Principi di gestione della qualità

Chi effettua gli audit in fabbrica?

L'audit può essere effettuato dai dipendenti della fabbrica oppure da un'azienda.

Gli audit interni vengono per lo più svolti dai dipendenti della fabbrica, mentre quelli esterni vengono affidati a una società terza che si occupa della gestione del processo.

Gli audit di fabbrica sono vantaggiosi per i fornitori?

Sì, certo. Gli audit di fabbrica non sono vantaggiosi solo per la fabbrica, ma anche per i fornitori.

I fornitori possono facilmente assicurarsi futuri accordi commerciali basandosi sul rapporto di audit di una fabbrica.

Se i risultati della verifica sono positivi, la probabilità di concludere altri affari è maggiore.

Tutti gli audit di fabbrica hanno lo stesso standard?

No, non hanno standard simili.

Gli audit in fabbrica seguono standard diversi a seconda di ciò che viene analizzato.

Ad esempio, la norma ISO 9001, AS9100 è destinata al settore aerospaziale, mentre la ISO9001 è comune nel settore dei beni di consumo in generale.

Quali sono le carenze degli audit di fabbrica?

Sebbene gli audit di fabbrica siano importanti, ci sono delle limitazioni che includono:

• Costo – L’attività di revisione contabile non è economica e pertanto richiede ingenti finanziamenti.

Ciò potrebbe rappresentare una grande sfida per le fabbriche di piccole e medie dimensioni.

• frode di revisione contabile– Atti come la corruzione compromettono l’accuratezza delle verifiche contabili.

Questo fenomeno è ancora più diffuso nei paesi con un'applicazione della legge carente sulla catena di approvvigionamento. Anche le istituzioni preposte all'applicazione della legge inadeguate contribuiscono a tali pratiche fraudolente.

• vincoli di tempo – Ai revisori vengono solitamente fornite delle scadenze entro cui devono fornire un feedback sulla revisione.

Ciò li predispone a dare priorità alle attività essenziali e, in alcuni casi, potrebbero tralasciare argomenti o informazioni importanti nel rapporto di audit.

• Campionamento – Il campionamento prevede che gli auditor utilizzino una piccola porzione dell’oggetto o del soggetto selezionato da sottoporre a verifica e ne traggano una conclusione.

Questi dati potrebbero non rappresentare la popolazione generale e quindi potrebbero influire sull'accuratezza del rapporto di audit di fabbrica.

• L'utilizzo di componenti economici non conformi ai requisiti del cliente potrebbe causare problemi di fiducia.

Quali sono gli elementi essenziali della checklist principale per l'audit in fabbrica?

Anche se il tuo fornitore potrebbe averti spiegato tutto per convincerti, è sempre saggio fare la dovuta diligenza.

Cercare di scoprire se le promesse fatte corrispondono a quanto effettivamente offerto.

Per fare ciò, avrai bisogno di una checklist di controllo qualità efficace che deve includere quanto segue;

• Il sistema di gestione della qualità.
• Nessun requisito di tolleranza per violazioni estreme.
• Strutture di base, nonché manutenzione dell'ambiente di fabbrica e delle attrezzature.
• Controlli in produzione per identificare eventuali problemi.
• Test di laboratorio e collaborazioni con terze parti.
• Operazioni di reclutamento e formazione delle risorse umane.
• La struttura della fabbrica e il comportamento del suo management.
• Capacità di ingegneria, ricerca e progettazione.
• Controlli sui prodotti finiti e ispezioni.
• Controlli di qualità sulle materie prime utilizzate.

Come funziona una checklist di controllo per l'audit in fabbrica?

Una checklist di controllo per l'audit di fabbrica è composta da tre sezioni principali che sono importanti nel processo di audit.

Queste sezioni includono;

• Garanzia di qualità e domande tecniche
• Domande di audit ambientale
• Domande sociali/di salute e sicurezza

Il revisore utilizza questa checklist per ottenere maggiori informazioni sui vari settori sottoposti a verifica nello stabilimento.

Le domande poste hanno lo scopo di fornire dati necessari all'identificazione dei problemi e alla redazione del rapporto di audit finale.

Cosa succede se vengono rilevate delle violazioni durante un audit in fabbrica?

Una volta che un revisore individua una violazione, include le informazioni nel rapporto di revisione finale come risultato "non superato".

Successivamente, il revisore esamina i problemi e propone possibili suggerimenti per risolverli.

Le società di audit di fabbrica accettano la responsabilità per le violazioni che si verificano dopo un audit di fabbrica?

No, non lo fanno.

Dopo il completamento di un processo di auditing che include la risoluzione dei problemi identificati, la responsabilità delle violazioni passa al fornitore.

Tuttavia, è necessario comprendere che, una volta completati i processi di auditing, è previsto un periodo di tolleranza per la risoluzione dei problemi.

Durante questo periodo il revisore verifica se le soluzioni suggerite per le problematiche di revisione sono efficaci.

Se non riescono a risolvere il problema, il revisore sarà tenuto a formulare suggerimenti alternativi.

La responsabilità sorge quando il revisore non riesce a identificare un problema o a causa di dichiarazioni errate.

La cooperazione tra acquirente e fornitore sarà perfetta dopo un audit in fabbrica?

Niente è perfetto, e nemmeno la cooperazione tra acquirente e fornitore dopo un processo di audit.

Dopo l'esecuzione dell'audit, il rapporto tra acquirente e fornitore può essere più forte o più debole.

Ad esempio, se al termine del processo viene presentato un rapporto di audit positivo, la fiducia dell'acquirente nel fornitore aumenterà e di conseguenza la cooperazione prospererà.

D'altro canto, se il rapporto di audit presenta diverse negatività, è più probabile che l'acquirente eviti di collaborare con il fornitore.

Quanto tempo richiede un progetto di audit di fabbrica?

La maggior parte delle verifiche dura tre mesi.

Questi periodi sono suddivisi come segue;

• Pianificazione -4 settimane
• Lavoro sul campo - 4 settimane
• Redazione del rapporto di audit - 4 settimane

Tieni presente che i revisori potrebbero essere impegnati anche in altri audit e quindi suddividere il tempo tra il tuo progetto e altri.

Vale la pena effettuare un audit in una piccola fabbrica?

Non vale la pena sottoporre a revisione una piccola fabbrica. Cercate invece di valutarla prestando attenzione alla personalità del management.

Il fatto è che una piccola fabbrica apparirà sempre disorganizzata una volta effettuato un audit formale.

Pertanto, gli audit di fabbrica sono adatti alle fabbriche più grandi, poiché sono più avanzate non solo nel loro schema di gestione, ma anche nel rispetto degli standard.

Questo perché hanno spesso a che fare con grandi acquirenti e quindi devono sempre essere in linea con gli standard richiesti.

Come si integrano audit di fabbrica, ispezioni e test di laboratorio?

Ispezione del prodotto

Audit di fabbrica, ispezione e test di laboratorio sono tre termini diversi ma correlati tra loro quando si parla di audit di fabbrica.

L'audit di fabbrica consiste nel valutare la capacità e la competenza di una fabbrica di gestire le proprie attività nel rispetto degli standard richiesti.

Un audit di fabbrica presterà attenzione non solo alle strutture e alle attrezzature utilizzate, ma anche al sistema di gestione della fabbrica.

L'ispezione dei prodotti ha lo scopo di analizzare le merci e di determinare se soddisfano i requisiti.

Questo processo non prevede solo la valutazione dell'aspetto e della costruzione del prodotto, ma anche del suo funzionamento.

Le analisi di laboratorio consistono nel portare in laboratorio alcuni campioni di prodotti per verificarne scientificamente la conformità agli standard qualitativi richiesti.

Quali sono i due tipi di consulenti disponibili per l'audit di fabbrica?

I due principali tipi di consulenti disponibili per l'audit di fabbrica includono:

• Un consulente che si occupi di rendere gradevole la documentazione.
• Un consulente che migliora i processi.

Gli audit sulla responsabilità sociale d'impresa si concentrano esclusivamente su questioni sociali/lavorative?

Sì, è vero.

Un audit sulla responsabilità sociale dovrebbe concentrarsi esclusivamente sulle responsabilità sociali/lavorative.

Tieni presente che esistono diversi tipi di audit e ognuno di essi merita un'attenzione particolare.

Durante l'audit, gli auditor dichiarano "Accettata" o "Rifiutata" una fabbrica?

I revisori redigono una relazione e descrivono le non conformità riscontrate.

Successivamente, questo aspetto verrà affrontato durante la riunione di chiusura dell'audit per elaborare possibili suggerimenti e soluzioni per la risoluzione del problema.

Che cos'è un ambito di audit?

L'ambito di un audit si riferisce alla valutazione delle attività da svolgere e dei tempi impiegati per un processo di audit. L'ambito di un audit include quanto segue:

• Requisiti legali
• Aspetti dell'entità
• Comunicazione corretta
• Informazioni affidabili
• Valutazione
• Test
• Confronto
• Sentenze

L'ambito di un audit in fabbrica include anche gli audit presso gli stabilimenti dei subfornitori?

Processo di audit di fabbrica

Sì, è vero.

Se il fornitore lavora con due fabbriche, entrambe verranno sottoposte a verifica.

Ad esempio, un fornitore che produce scarpe sportive in una fabbrica e scarpe col tacco da donna in un'altra, dovrà effettuare un audit per entrambe le fabbriche.

Chi firma un rapporto di audit?

L'unica persona tenuta a firmare una relazione di revisione è il revisore contabile o il socio della società di revisione.

Quanto costa un audit in fabbrica?

Il costo di un audit in fabbrica dipenderà da diversi fattori, tra cui la frequenza dell'audit e le dimensioni della fabbrica, tra gli altri.

Un controllo in fabbrica ti costerà circa $300 o più al giorno.

La maggior parte, se non tutti gli auditor, non sono in grado di visitare più fabbriche in un giorno e quindi si aspettano di pagare circa $300 per ogni fornitore che si desidera sottoporre a audit.

Cosa comprende un preventivo per un audit di fabbrica?

Un preventivo per un audit di fabbrica include solitamente la somma totale delle spese che verranno sostenute durante il processo di audit.

Vengono evidenziati i compiti da svolgere, unitamente al costo e alla durata necessari per completarli.

Una fabbrica può essere sottoposta a ulteriori audit? Quante volte?

Sì, una fabbrica può essere nuovamente sottoposta a verifica.

I nuovi controlli in fabbrica non hanno limiti di tempo e quindi possono essere eseguiti tutte le volte che si desidera, fino alla risoluzione di tutti i problemi.

Se una fabbrica supera un audit, per quanto tempo sarà valido il risultato?

I risultati di un audit in fabbrica saranno validi per due anni.

Tuttavia, altri audit potrebbero essere validi fino al completamento dell'audit di follow-up, che potrebbe durare un anno.

In caso di mancato svolgimento di un audit di follow-up entro i successivi 12 mesi, l'audit viene dichiarato scaduto e sarà necessario un nuovo audit.

Che cosa si intende per non conformità?

La non conformità si riferisce al mancato rispetto o alla mancata osservanza delle leggi e dei regolamenti richiesti da un paese, una regione o un'istituzione.

Ad esempio, alcune fabbriche potrebbero non riuscire a soddisfare gli standard qualitativi richiesti per determinati prodotti.

In tal caso si dice che non sono conformi.

Quanto sono gravi le non conformità riscontrate durante un audit di fabbrica?

La non conformità può causare gravi danni alla tua attività se non viene analizzata attentamente.

Prima di spiegarvi fino a che punto si potrebbe arrivare, cerchiamo di capire cosa si intende per non conformità.

Il termine "non conformità" viene utilizzato per spiegare il mancato rispetto di determinate norme, regolamenti e standard.

Detto questo, la non conformità può comportare rischi quali:

• Danni alla reputazione aziendale
• Multe e sanzioni pesanti
• azioni legali

Quando si lavora con un fornitore, è importante valutare i livelli di rischio delle non conformità.

Assicurati che il tuo fornitore rispetti i principi etici ponendo le domande giuste e cercando le prove.

Questo dovrebbe essere il tuo primo approccio ogni volta che cerchi di trovare un potenziale fornitore.

Come faccio a scegliere una società di audit di fabbrica qualificata e affidabile?

Considerate una società di revisione contabile come un partner commerciale a lungo termine.

Quando ne scegli uno, devi assicurarti di sceglierne uno che sia pronto a collaborare per il successo della tua attività.

Per raggiungere questo obiettivo, quando selezioni la tua società di auditing di fabbrica, devi valutare alcune qualità.

Tali qualità non si limitano a;

• Esperienza – La tua società di revisione contabile dovrebbe possedere un elevato livello di competenza ed esperienza. Il team di revisione contabile dovrebbe essere composto da professionisti certificati in grado di svolgere efficacemente attività di contabilità e revisione contabile.

Lavorare con un team del genere ti garantisce credibilità.

È possibile valutare la professionalità verificando i documenti necessari per assicurarsi che siano qualificati per il lavoro.

• Società di revisione contabile completa – È vantaggioso collaborare con una società di revisione specializzata in più settori.

Ciò ridurrà la quantità di denaro e il tempo spesi per acquisire e familiarizzare con un nuovo revisore.

Senza dimenticare che una società di revisione contabile completa può svolgere più compiti contemporaneamente.

• Trasparenza della comunicazione – La trasparenza nella comunicazione è molto importante per garantire che tu sia a conoscenza di ogni mossa che viene eseguita.

Detto questo, è fondamentale scegliere una società di revisione che dia valore alla comunicazione trasparente per il corretto svolgimento del processo di revisione.

• Dimensioni dell'azienda – È importante valutare la capacità dell’azienda di elaborare il proprio rapporto di revisione contabile.

È necessario assicurarsi che la società di revisione contabile disponga di un numero adeguato di professionisti qualificati.

In questo modo, avrai la garanzia di un processo di auditing efficace che richiederà il tempo desiderato.

Affidare la gestione di tutti i tuoi documenti finanziari a una sola persona non solo causerà ritardi nei risultati ma anche inefficienza nello svolgimento dei compiti.

• Applicazione tecnologica –Nel mondo moderno attuale, l'uso della tecnologia viene applicato in diversi ambiti per semplificare il lavoro e aumentare la precisione.

Una società di revisione contabile che non tiene conto di questo aspetto nel suo processo di revisione perde informazioni importanti per la tua attività.

• Processo di garanzia della qualità – La tua società di revisione contabile dovrebbe dimostrare un elevato livello di garanzia della qualità.

Uno dei numerosi fattori che contribuiscono alla qualità del lavoro svolto è la formazione periodica dei partner di revisione.

• Supporto continuo al processo decisionale e alla crescita – Un buon revisore contabile manterrà i contatti durante tutto l’anno e fornirà consigli aziendali orientati al futuro, ove necessario.
• La tariffa addebitata – Il costo è uno degli aspetti più importanti da considerare quando si sceglie una società di auditing di fabbrica.

La revisione contabile è un processo costoso.

Consideralo come una forma di investimento che stai intraprendendo per il successo della tua attività.

Per quanto il costo possa sembrare elevato, è importante non sottovalutare la qualità del lavoro che si desidera.

Ricordati che ottieni ciò per cui paghi e questo non esclude la verifica dei conti.

Pertanto, una volta verificato che la società di revisione contabile è conforme agli standard, è meglio assicurarsi che i compensi di revisione siano concordati da entrambe le parti.

• La reputazione della società di revisione – Un’azienda con premi, testimonianze e referenze ha senza dubbio un’ottima reputazione.

Ecco alcune delle caratteristiche da tenere a mente quando si sceglie un'azienda di auditing di fabbrica qualificata e affidabile.

In quale fase dovrei prenotare un audit in fabbrica?

Si consiglia di prenotare un controllo in fabbrica prima di ordinare campioni o effettuare un ordine ufficiale.

Inoltre, è consigliabile richiedere prima un preventivo dopo aver contattato il fornitore.

Se desideri sottoporti a un controllo in fabbrica, assicurati di prenotare con sufficiente anticipo.

Posso visitare personalmente la fabbrica del fornitore?

Sì, è possibile visitare personalmente la fabbrica.

Questa opzione è altamente consigliata poiché ti consentirà di ricevere informazioni di prima mano.

Le visite in fabbrica possono essere effettuate per confermare i termini dell'ordine, negoziare il prezzo o verificare le materie prime utilizzate.

Oltre a ciò, visitare la fabbrica sarà utile nei seguenti modi:

• Costruire relazioni – Visitare lo stabilimento del fornitore ti consente di stabilire legami più forti con lui, a vantaggio di futuri accordi commerciali.
• Conferma se il tuo fornitore è un produttore effettivo o una società commerciale– Alcuni fornitori mentono dicendo di essere un’azienda manifatturiera, ma in realtà sono un’azienda commerciale.

Credono che essere riconosciuti come un'azienda manifatturiera porterà loro più affari rispetto a un'azienda commerciale.

Visitare la fabbrica permette di verificarlo. Sia le aziende commerciali che quelle manifatturiere sono ottime con cui collaborare.

• Opportunità per negoziazioni efficaci– Visitando personalmente la fabbrica, avrai l’opportunità di incontrare personalmente il tuo fornitore.

Ciò avrà un impatto enorme sulle negoziazioni sui prezzi, poiché saranno più efficaci rispetto alle negoziazioni online.

• Comunicazione- Visitare una fabbrica ti consente inoltre di acquisire competenze comunicative adeguate, che hanno un impatto notevole sul successo del tuo progetto.
• Ottenere una chiara comprensione del processo di produzione – Una volta visitata la fabbrica, si supervisiona il processo di produzione.

Questo ti aiuta a sapere se il tuo fornitore ha i macchinari e le competenze necessarie per produrre i tuoi beni.

• Confermare i dettagli del prodotto e le materie prime utilizzate nella produzione degli articoli.

Noi di SourcingWise ti aiuteremo con tutte le esigenze di importazione.

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